Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy 3 cách đơn giản giúp bạn nhanh chóng xóa các khoảng trắng trong Excel thừa trong bảng tính Excel của mình. Hãy xem hướng dẫn chi tiết của Gitiho để nâng cao hiệu quả công việc nhé!

Khi bạn dán dữ liệu từ các nguồn bên ngoài vào bảng tính Excel (báo cáo từ word, số liệu từ website,…) bạn có thể nhận thấy dữ liệu của mình có dư một hoặc một vài khoảng trắng. Có thể có các khoảng trắng ở đầu và cuối văn bản, một số khoảng trống nằm giữa các từ và dấu phân cách hàng nghìn cho các số.

Do đó, bảng tính của bạn trông lộn xộn và khó sử dụng. Bên cạnh đó, các khoảng trắng thừa có thể kiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm tên khách hàng trong cột Tên, vì bạn tìm kiếm “John Doe” không có khoảng trống thừa giữa các tên trong khi giao diện của nó trong bảng của bạn là “John Doe” với hai khoảng trắng. Hoặc các khoảng trắng thừa khiến các con số không thể tính toán được. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay 3 cách xóa khoảng trắng trong Excel cực nhanh nhé.

Cách xóa khoảng trắng trong Excel ở giữa các từ (chỉ giữ lại một khoảng trắng), xóa khoảng trắng ở đầu và cuối câu

Ví dụ, bạn có một bảng với 2 cột. Trong cột Name, ô đầu tiên chứa “John Doe” được viết đúng mà không có khoảng trắng thừa. Tất cả các ô khác có thêm khoảng trống giữa họ và tên. Đồng thời các ô này có các khoảng trống không liên quan trước và sau tên đầy đủ. Để bạn dễ quan sát, chúng tôi đã tạo thêm một cột Length đếm độ dài các ký tự có trong cột Name.

Sử dụng công thức Trim để xóa khoảng trắng trong Excel

Excel có hàm TRIM để sử dụng để xóa khoảng trắng trong Excel thừa khỏi văn bản. Bạn có thể thực hiện xóa các khoảng trắng thừa theo các bước bên dưới

Bước 1: Thêm cột trợ giúp vào cuối dữ liệu của bạn. Bạn có thể đặt tên cho nó là “Trim”.

Bước 2: Trong ô đầu tiên của cột trợ giúp (C2 ), hãy nhập công thức để cắt bớt khoảng trống thừa =TRIM(A2)

Bài viết đang được quan tâm: Tải miễn phí file excel quản lý kho mới nhất 2021 – Sapo

Bước 3: Kéo công thức xuống các ô khác trong cột.

Bước 4: Thay thế cột gốc bằng cột có dữ liệu đã được làm sạch. Chọn tất cả các ô trong cột trợ giúp và nhấnCtrl + C để sao chép dữ liệu vào khay nhớ tạm.

Bước 5: Chọn ô đầu tiên trong cột ban đầu và dán giá trị

Bước 6: Thay thế cột ban đầu bằng cột đã loại bỏ khoảng trắng

Bước 7: Xóa cột trợ giúp

Vậy là với sự trợ giúp của hàm Trim (), chúng ta đã xóa khoảng trắng trong Excel cực nhanh. Thật không may, nó hơi tốn thời gian, đặc biệt nếu bảng tính của bạn khá lớn. Nếu sau khi sử dụng công thức, bạn vẫn thấy khoảng trắng thừa, bạn có thể sử dụng thêm các phương pháp bên dưới.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lọc riêng số có phần thập phân trong bảng tính Excel

Sử dụng tính năng Find & Replace để xóa khoảng trắng trong Excel giữa các từ

Bài viết đang được quan tâm: Cách đính kèm, chèn file PDF, Word, PowerPoint vào Excel dễ dàng

Tùy chọn này cần ít bước hơn, nhưng chỉ cho phép xóa khoảng trắng trong Excel giữa các từ trong trang tính Excel. Khoảng trống ở đầu và cuối cũng sẽ bị cắt thành 1 khoảng trắng, nhưng sẽ không bị xóa hoàn toàn.

• Chọn một hoặc một số cột có dữ liệu để xóa khoảng trắng giữa các từ.
• Nhấn Ctrl + H để nhận hộp thoại “Find and Replace”
• Nhấn nút Dấu cách hai lần trong trường Find What và một lần trong Replace With
• Nhấp vào nút “Replace all”, sau đó nhấn Ok để đóng hộp thoại xác nhận Excel.
• Lặp lại bước 4 cho đến khi bạn thấy thông báo “Chúng tôi không thể tìm thấy bất kỳ thứ gì để thay thế”.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xóa khoảng trắng hiệu quả bằng hàm CHAR trong Excel

Xóa khoảng trắng trong Excel giữa các số

Giả sử, bạn có một cứa sổ làm việc với các số trong đó các chữ số (hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ) được phân tách bằng dấu cách. Vì vậy, Excel coi các số là văn bản và không có phép toán nào có thể được thực hiện được.

Cách dễ nhất để xóa khoảng trắng trong Excel trong trường hợp này là sử dụng tùy chọn Tìm & Thay thế Excel tiêu chuẩn:

1. Chọn một hoặc một số cột có dữ liệu để xóa khoảng trắng giữa các từ.
2. Nhấn Ctrl + H để nhận hộp thoại “Find and Replace”
3. Nhấn nút Dấu cách trong trường Find What và để trống tường Replace With
4. Nhấp vào nút “Replace all”, sau đó nhấn Ok để đóng hộp thoại xác nhận Excel.
5. Lặp lại bước 4 cho đến khi bạn thấy thông báo “Chúng tôi không thể tìm thấy bất kỳ thứ gì để thay thế.”

Xem thêm: Cách dùng hàm đếm ô có dữ liệu trong Excel chi tiết nhất

Bài viết đang được quan tâm: Mách nhỏ bạn đọc cách chèn file âm thanh vào Excel chi tiết nhất

Sử dụng công thức SUBSTITUTE để xóa khoảng trắng trong Excel

Bạn có thể cần xóa tất cả các ô trống, đặt biệt là trong một chuỗi công thức. Để làm điều này, bạn có thể tạo một cột trợ giúp và nhập công thức: =SUBSTITUTE(A1,” “,””)

Trong hình bên dưới, A1 là ô đầu tiên của cột có số hoặc từ mà tất cả các khoảng trắng phải được xóa. Sau đó, bạn hãy sử dụng hàm SUBSTITUTE() để xóa tất cả các khoảng trắng giữa các số.

1. Thêm cột trợ giúp vào cuối dữ liệu của bạn. Bạn có thể đặt tên cho nó là “Trim”.
2. Trong ô đầu tiên của cột trợ giúp (C2 ), hãy nhập công thức để cắt bớt khoảng trống thừa =SUBSTITUTE(A1,” “,””)
3. Kéo công thức xuống các ô khác trong cột.
4. Thay thế cột gốc bằng cột có dữ liệu đã được làm sạch. Chọn tất cả các ô trong cột trợ giúp và nhấnCtrl + C để sao chép dữ liệu vào khay nhớ tạm.
5. Chọn ô đầu tiên trong cột ban đầu và dán
6. Thay thế cột ban đầu bằng cột đã loại bỏ khoảng trắng
7. Xóa cột trợ giúp

Xem thêm: Hướng dẫn 2 cách in các ghi chú trong file Excel

Kết luận

Hy vọng với bài viết này, bạn đã biết cách để xóa khoảng trắng trong Excel ở đầu, cuối, giữa văn bản, chuỗi số,… trong Excel với hàm TRIM(), hàm SUBSTITUTE() và tính năng Find & Replace. Bên cạnh đó, để không bỏ lỡ những mẹo và kiến thức Excel cực hay khác thì hãy tham gia khóa học Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho:

Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Đừng quên theo dõi Gitiho thường xuyên để không bỏ lỡ những thủ thuật giúp bạn làm việc trên Excel cực nhanh chóng và hiệu quả nhé!