Nếu một File Word hay File Excel chúng ta để nguyên bản mà gửi cho ai đó qua mạng internet thì chắc chắn chúng ta sẽ gặp phải vấn đề đó là dung lượng quá lớn và gửi đi chậm. Chính vì thế để đảm bảo an toàn trong việc gửi tài liệu đi chúng ta phải thực hiện cách nén File Word hay Excel đó .Việc thực hiện nén File Word và Excel thực hiện cũng không hề khó khăn chút nào bởi chúng ta có thể thực hiện như nén các loại Folder hay hình ảnh – video mà chúng ta đã hay thường làm mà thôi .

Đối với những ai dân văn phòng đặc biệt là dân làm bên giấy tờ trong doanh nghiệp thì việc sử dụng các trình soạn thảo văn bản và gửi nhận tập tin là chuyện thường xuyên , cũng có những người lựa chọn bằng hình thức gửi gmail và cũng có người chọn hình thức gửi văn bản qua mạng xã hội facebook , zalo , Viber …nhưng hầu hết các mạng xã hội họ đều có giới hạn . Chính vì thế bạn chỉ cần vượt kích thước tầm 1kB là bạn đã không thể gửi tệp dữ liệu đó qua rồi . Chính vì thế việc thực hiện nén File Word hay file Excel là một trong những biện pháp tối ưu nhất trước khi gửi .

Nén File là gì ?

Nén File là hình thức sử dụng thuật toán nhằm loại bỏ đi các phần , các khoảng trống không có nghĩa ra ngoài giúp cho dung lượng của File đó giảm đi 1 phần dung lượng . Việc thực hiện nén file chúng ta có thể nén được hầu hết các file , tệp tin , bản cài đặt , trình soạn thảo văn bản …

Lợi ích của việc nén File là gì ?

Bài viết đang được quan tâm: Cách tạo From tìm kiếm dữ liệu thần tốc trên … – Học Viện CanBoxd

Việc thực hiện nén File sẽ giúp giảm dung lượng file được nén xuống giúp cho việc gửi nhận nhanh chóng và thuận tiện hơn , đặc biệt là những ai sử dụng mạng tính tính tiền theo dung lượng tải về và tải lên thì phải bắt buộc cài đặt nén file dể giúp giảm dung lượng truyền tải đi đáng kể . Ngoài ra việc nén File giúp chúng ta tăng cường bảo mật tránh được những mã độc , Virus tấn công .

Hướng dẫn cách thực hiện nén File Word , Excel hay bất kỳ tập tin nào :

Đối với việc nén File thì chúng ta đều thực hiện giống nhau hết không phân biệt đó là File hay Folder nhé . Chính vì thế hôm nay mình hướng dẫn các bạn thực hiện nén File Word làm mẫu để mọi người dựa vào đó thực hiện nén các File khác nhé . Nào chúng ta cùng bắt tay vào thực hiện cách nén File nhé .

Các phần mềm hỗ trợ nén File : 7z, Winrar, WinZip, Tar.Gz

Nhưng trước khi thực hiện nén thì bạn cần phải cài đặt thành công một trong những phần mềm nén File như 7z, Winrar, WinZip, Tar.Gz rồi nhé .

Bài viết đang được quan tâm: Cách dùng hàm đếm có điều kiện COUNTIFS trong Excel chi tiết nhất

Bước 1 : Chúng ta xác File Word chúng ta cần nén

Bước 2 : Bạn nhấp chuột phải vào tệp tin File Word đó rồi chọn Add to archive trước tiên nhé

Bài viết đang được quan tâm: Hướng dẫn cách tính số tuần, số ngày lẻ trong tuần giữa 2 mốc thời

Bước 3 : Sau khi chọn Add to archive xong thì chúng ta sẽ để ý trong bảng này chúng ta sẽ có 3 lựa chọn đó là nén dạng đuôi : rar hoặc rar4 hoặc zip nhé . Nếu bạn muốn nén ở định dạng nào thì hãy tích vào ô đó như hình dưới đây .

Còn nếu bạn muốn đặt Password cho file nén này thì bạn chỉ cần kích vào phần Set password …. và gõ password mà bạn muốn đặt vào và ok nhé .

Bước 4 : Và tiếp tục chúng ta chỉ cần nhấp vào và OK thì quá trình nén file sẽ bắt đầu, tùy vào dung lượng của File Word đó nặng hay nhẹ thì nó sẽ chạy nén nhanh hay chậm nhé . Thường thì File có dung lượng càng nặng thì việc nén sẽ càng lâu hơn nhé . Và chúng ta xem thành quả nhé .

Như thế là chúng ta đã thực hiện xong việc cách nén File Word rồi nhé . Và chúng ta dựa vào đó có thể thực hiện nên File bất kỳ theo ý muốn để giúp giảm dung lượng để tải lên mạng internet nhé .